Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment Sapere CPA (« Sapere », « nous », « notre ») recueille, utilise, divulgue et protège les renseignements personnels lorsque vous visitez sapere.ca, nous contactez ou utilisez nos services. Sapere est un cabinet de comptables professionnels agréés canadien réglementé par CPA Ontario (numéro de cabinet 5046AW) et CPA Alberta, dont le siège social est situé au 6790 Century Avenue, bureau 301, Mississauga, Ontario, Canada.

Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE, fédérale) et à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels du Québec (Loi 25). Les clients d’autres provinces sont couverts par leur législation provinciale applicable sur la protection des renseignements personnels.

1. Ce que nous recueillons

Selon la façon dont vous interagissez avec nous, nous pouvons recueillir les catégories suivantes de renseignements personnels :

• Coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale
• Contenu des communications : le texte des messages que vous nous envoyez par le formulaire de contact, le clavardage, par courriel ou par téléphone
• Renseignements de dossier : pour les clients, les renseignements requis pour fournir des services comptables, fiscaux et-conseils (numéros d’enregistrement d’entreprise, dossiers financiers, déclarations fiscales, documents justificatifs)
• Renseignements techniques : type de navigateur, renseignements sur l’appareil, adresse IP, pages visitées, URL de provenance, horodatages
• Renseignements marketing : si vous vous abonnez à notre infolettre, votre courriel et toute préférence que vous fournissez
• Données de session de clavardage : les messages que vous envoyez à notre assistant Web, les transcriptions de sessions de clavardage, et tout renseignement que vous fournissez pour être contacté par un de nos CPA

Nous ne recueillons pas intentionnellement de renseignements sensibles (santé, biométrie, opinions politiques) par notre site Web. Si vous choisissez de nous les partager (par exemple dans un message), nous les traiterons avec le même soin que les autres renseignements personnels.

2. Comment nous les utilisons

• Pour répondre à vos demandes : les messages reçus par le formulaire de contact, le clavardage ou par courriel sont lus par notre équipe et utilisés pour répondre à vos questions, préparer des propositions ou fixer des rendez-vous
• Pour fournir nos services professionnels : les renseignements que vous fournissez en tant que client servent à préparer vos déclarations fiscales, états financiers, dossiers de tenue de livres, livrables-conseils et travaux connexes
• Pour respecter nos obligations professionnelles et légales : CPA Ontario, CPA Alberta et l’ARC peuvent exiger que nous conservions certains dossiers pendant une période déterminée
• Pour améliorer nos services : nous examinons les tendances d’utilisation globales, les transcriptions de clavardage et les commentaires pour améliorer notre façon de communiquer et ce que nous offrons
• Pour la sécurité et la prévention de la fraude: nous utilisons des limites de débit, des mesures anti-robots et la revue de journaux pour protéger nos systèmes

3. Base légale du traitement

• Consentement : vous consentez à notre collecte et utilisation de vos renseignements lorsque vous nous contactez, vous abonnez à notre infolettre ou utilisez notre clavardage. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (voir section 7)
• Nécessité contractuelle : pour les clients, le traitement est requis pour fournir les services que vous avez retenus
• Obligation légale : l’ARC, CPA Ontario et CPA Alberta exigent la conservation et la divulgation de certains dossiers

Sous la Loi 25, nous obtenons votre consentement explicite aux fins énoncées ci-dessus avant de recueillir vos renseignements. Vous avez le droit de savoir comment nous les utilisons et de retirer votre consentement en tout temps.

4. Avec qui nous les partageons

Nous partageons les renseignements personnels uniquement pour fournir nos services et comme décrit ci-dessous. Nous ne vendons aucun renseignement personnel à qui que ce soit.

Catégories de sous-traitants que nous utilisons :

• Hébergement infonuagique et infrastructure : hébergement du site Web, journalisation, infrastructure de limitation de débit et dossiers de sauvegarde (États-Unis, certains fournisseurs offrant des options de résidence des données au Canada)
• Fournisseur de modèle d’IA : pour l’assistant Web. Voir la section 11 ci-dessous pour le nom du fournisseur et les détails (États-Unis)
• Services de livraison de courriels et de productivité : envoi de courriels transactionnels et marketing, notre boîte d’équipe et flux de travail interne (États-Unis avec options de résidence des données au Canada)
• Analytique Web et mesure publicitaire : compréhension de l’utilisation du site et mesure des campagnes publicitaires (États-Unis avec options de résidence des données au Canada)

Chaque sous-traitant est lié par ses propres conditions, qui incluent des obligations de protection des données. Nous les examinons avant tout engagement. Une liste actuelle des sous-traitants spécifiques est disponible sur demande à info@sapere.ca.

Autorités et régulateurs : CPA Ontario, CPA Alberta et l’ARC peuvent recevoir des renseignements lorsque la loi ou une norme professionnelle l’exige.

Conseillers professionnels : avocats, vérificateurs et autres conseillers que nous engageons pour nos propres opérations peuvent voir des renseignements personnels dans la mesure nécessaire à leur travail.

5. Transferts transfrontaliers

La plupart de nos sous-traitants sont basés aux États-Unis. Lorsque vos renseignements personnels sont transférés à l’extérieur du Canada, ils demeurent assujettis aux lois de ce pays et peuvent être accessibles aux autorités étrangères sous un processus légal local. Nous avons sélectionné des sous-traitants qui s’engagent à des pratiques standards de protection des données.

En utilisant notre site Web, notre formulaire de contact, notre infolettre ou notre clavardage, vous consentez à ce transfert.

6. Durée de conservation

• Demandes du formulaire de contact et du clavardage qui ne deviennent pas des clients : jusqu’à 2 ans, puis supprimées ou anonymisées
• Transcriptions de sessions de clavardage : jusqu’à 1 an dans nos archives courriel et dossiers de sauvegarde
• Dossiers clients : selon les exigences de CPA Ontario, CPA Alberta et l’ARC, généralement 7 ans pour les dossiers financiers et fiscaux, plus longtemps pour certaines catégories
• Abonnements à l’infolettre : jusqu’à votre désabonnement, plus une courte rétention pour les dossiers de confirmation de désabonnement
• Données techniques et analytiques : selon la rétention par défaut de Google Analytics 4 (14 mois) et la rétention des journaux Vercel (court terme, typiquement jours à semaines)

7. Vos droits

En vertu de la LPRPDE et de la Loi 25, vous avez le droit de :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Corriger les inexactitudes dans vos renseignements personnels
• Retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation (sous réserve de restrictions légales et contractuelles)
• Demander la suppression de vos renseignements personnels (sous réserve de nos obligations de conservation en vertu des règles CPA et fiscales)
• Recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé (portabilité, en vertu de la Loi 25)
• Déposer une plainte auprès de nous ou auprès du régulateur (Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ou Commission d’accès à l’information du Québec pour les résidents du Québec)

Pour exercer ces droits, contactez-nous à info@sapere.ca. Nous répondrons dans les 30 jours.

8. Sécurité

Nous protégeons vos renseignements personnels avec des mesures techniques et administratives appropriées à leur sensibilité :

• Chiffrement en transit (HTTPS) sur notre site et nos API
• Chiffrement au repos chez nos fournisseurs d’hébergement et de stockage
• Contrôles d’accès sur notre courriel, stockage infonuagique et systèmes de fichiers clients
• Limitation de débit, contrôles anti-robots et validation des entrées sur les points d’accès Web
• Masquage automatique de certains motifs (numéros d’assurance sociale, numéros de carte de crédit) dans les transcriptions de clavardage avant stockage

Aucun système n’est parfaitement sécurisé. Si un incident de confidentialité affectant vos renseignements se produit, nous vous aviserons conformément aux lois applicables (incluant les exigences d’avis d’incident de la Loi 25 pour les résidents du Québec).

9. Témoins et analytique

Nous utilisons Google Analytics 4 et la mesure Google Ads pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site. Ces services placent des témoins qui recueillent des renseignements sur les pages visitées, le temps passé et les sources de provenance. L’information est agrégée et utilisée pour améliorer notre site.

Vous pouvez vous désabonner de Google Analytics avec le module complémentaire de désactivation de Google Analytics. Vous pouvez aussi bloquer les témoins dans les réglages de votre navigateur.

10. Protection de la vie privée des enfants

Notre site Web et nos services ne s’adressent pas aux enfants de moins de 13 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels d’enfants. Si vous croyez qu’un enfant nous a fourni des renseignements personnels, contactez-nous à info@sapere.ca pour que nous puissions les supprimer.

11. Le clavardage

Notre assistant Web (disponible en anglais et en français québécois) traite vos messages par le modèle Claude d’Anthropic, acheminé via Vercel AI Gateway. Lorsque vous clavardez :

• Vos messages sont envoyés à Anthropic aux États-Unis pour traitement
• Le clavardage ne conserve pas l’historique de conversation entre les chargements de page
• Si vous fournissez vos coordonnées pour être contacté par un de nos CPA, ces renseignements sont envoyés à info@sapere.ca et stockés dans notre système de gestion des pistes
• Les transcriptions de sessions de clavardage sont automatiquement envoyées à notre équipe pour que nous puissions réviser et améliorer le service
• Nous appliquons un masquage automatique (pour les numéros d’assurance sociale canadiens et les numéros de carte de crédit) sur les transcriptions avant stockage

Le clavardage ne fournit pas de conseils fiscaux, juridiques ou financiers spécifiques. C’est un outil d’information seulement. Pour votre situation spécifique, parlez à un de nos CPA.

12. Modifications à cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La date de « dernière mise à jour » en haut indique la version la plus récente. Pour les changements importants, nous fournirons un avis additionnel par notre site Web ou par courriel aux abonnés.

13. Contact

Pour toute question, préoccupation ou demande liée à cette politique ou à vos renseignements personnels, contactez-nous :

• Courriel : info@sapere.ca (indiquez « Demande de confidentialité » comme objet)
• Courrier : Sapere, 6790 Century Avenue, bureau 301, Mississauga, ON L5N 2V8, Canada
• Téléphone : +1 (647) 545-3839

Vous pouvez aussi contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels, la direction supérieure du cabinet, par les mêmes canaux.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de :

• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : priv.gc.ca
• Commission d’accès à l’information du Québec (pour les résidents du Québec) : cai.gouv.qc.ca